機能説明#
Librackで何ができるのかを説明します。
顧客管理#
- 法律相談の依頼者をデータベースに登録することで、検索が容易になります。
重複登録の排除、利益相反チェック、データの二次利用、集計・傾向分析、マーケティングなどに活用できます。
連絡先管理#
- 依頼者をはじめ、相手方、相手方代理人、関係者など、人物と企業の情報（連絡先）を事務所内で一元管理します。
- 登録時に名寄せ機能がありますので重複登録を防げます。
- 面倒な利益相反チェックも容易に実現します。
- 依頼者にケース・顧問契約が紐づきます。
※Librackでは事件・案件を「ケース」と呼んでいます - 連絡先の詳細画面には、これまでに依頼されたケースと顧問契約の一覧が表示されます。クリックすればケース詳細画面または顧問契約詳細画面へ遷移できます。
利益相反チェック#
- 事務所内で連絡先が共有されていますので、連絡先照会画面から利益相反チェックが可能です。
- これまで登録した連絡先から、連絡先名（和名・英名・かな）、電話番号、生年月日、郵便番号で絞り込むことが可能です。
- 検索結果の一覧には利益相反チェックを判断するのに十分な項目が表示されます。
- 連絡先の詳細画面を開き、ケース履歴がある場合には、過去のケース情報を参照することが可能です。
本人確認資料#
- 相談者の本人確認資料をどの書類で行ったかを記録できます。
- 確認資料のコピー、保管は各事務所の手続きで進めてください。
連絡先に対する付属情報の複数登録#
- 一人の人物に対する、住所、電話番号などを複数登録することができます。
- 複数登録された場合は、通常の連絡で使用する代表の住所や電話番号をアイコンで指定しておけます。
- このアイコンで特定された情報は、書式埋め込みのキーワードで識別されます。
事件管理#
- 依頼者から受任した事件（ケース）の様々な情報を一元管理します。
- 終件したケースも含めて、登録したすべてのケースを検索することができます。
- 同じ依頼者からのケースと顧問契約は複数件管理できますので過去に受任したケースの履歴を容易に参照できます。
-
ケースの受任～終件までの弁護士活動と入出金を記録します。
-
依頼者ごとに複数の契約を登録できます。個別のケースと顧問契約は分けて管理されます。
- ケースの内容と状態を管理します。
顧問契約#
- 顧問契約はケースとは別に管理します。終件しなければ自動継続として扱われます。
- 請求金額、請求周期を登録することで定期的に請求書を発行することができます。
- ケースと同様に対応履歴を記録することができます。報告書の作成にお役立てください。
ケース#
- 顧問契約以外で相談されて受任したケースは、一般民事事件、交通事故、家事事件、刑事事件、不動産登記などすべてケースとして管理します。
ケースに対する複数名登録対応#
- １つのケースに対して、依頼者や相手方などが複数名の場合でも登録することができます。
- この場合、代表者はアイコンで指定することができ、書式埋め込みのキーワードで識別されます。
ケースに紐づく情報管理#
ケースには下記の情報を紐づけることができます。
すべての情報を登録する必要はありません。事務所で必要な項目だけご利用ください。
- ToDo
- ケースフォルダ
- ケースファイル
- 預り物
- 裁判所・検察庁
- タスク
- 請求
- 見積情報
- 費用情報
- 預り金
- 請求情報
- 対応履歴
- タグ
登録した情報は画面からいつでも参照することができます。
フォルダ連携#
- クラウドストレージにケースフォルダを作成することができます。
- 現在は Google Drive ™ と OneDrive ™ の連携が可能です。（将来、連携先を増やす予定です）
- ケースフォルダは必要になった時に作成できます。
- ケース詳細情報、または、ケース一覧が表示されている画面からフォルダアイコンをクリックすると別タブに当該ケースフォルダが開きます。
ファイル管理#
- 紙で授受した資料を収納しておく物理的なファイル（バインダー）の保管期限を記録でき、処分済みか否かを管理できます。
- 終件後も物理ファイルの処分済み状態を変更できるようにします。（予定）
預かり物管理#
- ケースの依頼者など関係者からの預り物を登録して、返却要否と返却状態を管理できます。
- 未返却の預り物がある場合には、ケースを終件状態にできませんので、返却忘れを防げます。
タスク管理#
- 個々のケースに対して作業タスクを登録できます。ケース一覧にも直近のタスク名が表示されます。
- チェックリストになっていますので、作業が終了したタスクを完了にすれば作業漏れを防げます。
- 作業時間も記録できますのでタイムチャージ方式で請求する場合の作業記録としても使用できます。
- 期限日を設定できますので、裁判期日などを登録すれば、ケース一覧から確認が可能です。
- 定型的な作業は、タスクテンプレートとして名前を付けて保存しておくことができます。将来、類似した相談を受任したときに流用できます。
費用管理#
- 弁護士活動で使用した経費をケース毎に記録しておくことが出来ます。
- 請求時に費用として集計されます。
- 受任時に実費預かり金を受領済みの場合は請求時に精算されます。
対応履歴管理#
- 弁護士活動の対応記録を登録します。ケースに対する活動記録となります。
- 作業ログとして様々な情報を登録できます。いつでも参照できます。
請求管理#
- 金額を入力し必要事項を登録すると請求書を発行できます。
- 発行された請求書を管理します。入金確認されて全額回収されるまで管理します。
- 請求できる状況になったケースを一覧表示できます。請求書の発行漏れを防ぎます。
入金管理#
- 入金が確認された場合、当該請求に対して入金された金額を登録します。
- 請求金額と入金金額が一致すれば請求処理を完了とします。
- 請求書発行済みで入金が完了していない（記録されていない）未入金一覧を表示します。
回収不能金額#
- 請求したけれども事情により回収できない場合、入金画面から回収不能金額として登録することで請求処理を完了させます。
- このようなことが発生した場合、請求先の依頼人情報に対して要注意顧客のマークを付けることができます。
預り金管理#
- ケースに紐づく預り金を登録・管理できます。預かり金の区分、金額、日付、相殺可否、相殺状態、精算状態を記録・管理できます。
ToDo管理#
- 作業者または指示者が自分のTo Doリストを管理します。登録する際には指示者と作業者を指定できます。
- ToDoをケースに紐づけることができます。
- 状態は、【新規】→【作業中】→【作業済】→【完了】 で管理できます。
終件処理#
- 事件終了 → 請求 → 入金確認 まで完了した場合、ケースを終件状態に変更します。
- 返却が必要な預り物が残っている場合は終件できません。
- 終件状態にすると参照はできますが、変更はできなくなります。ただし、タグを追加/削除することはできます。
- アクティブ案件ではなくなりますので、料金計算対象外のケースになります。
問合せ管理#
- 相談者の情報（氏名、住所、連絡先電話番号、Eメールアドレス）と相談予約の日時を管理します。
- これまで連絡先に登録したデータからボタン１つで名寄せを行い、似ている連絡先が表示されますので、重複して登録することが防げます。
- 相談者の状態は、問合せ / 相談 / 済み / お断り / 追跡要 / 削除 で管理できます。
- 利益相反チェックした結果をOK/NGで記録できます。
見積書作成#
- 見積の金額を入力すれば、登録された相談者の情報と合わせて見積書を作成します。
便利な機能#
ホームページ#
- ログインすると、作業者または指示者が自分になっているToDoの一覧と、担当しているアクティブなケースの一覧が表示されます。
- 未読のお知らせメッセージがあれば画面上部に表示されます。
- 担当ケースはタスク期限が近いものから表示されますので、作業タスクを効率よく消化できます。
タグ付け#
- ケースには自由なキーワードでタグをいくつでも付けることができます。
- このタグは検索条件に指定することができます。
- 重要ケースや将来参考にするようなケースには法律事務所内で決めた名称のタグを付けておくことで、容易に探し出すことができます。集計用のタグを付けるのもお勧めです。
書式ダウンロード#
- ケースを選択することで、対象の情報が限定できます。この選択されたケースに紐づく情報が埋め込み書式に埋め込まれているキーワードと置き換わってダウンロードされます。送付状などよく使う書類でご利用ください。
宛名ラベル印刷#
- 選択しているケースの依頼人、代理人、相手方、関係者などを指定して郵送で使用する宛名ラベルを印刷することができます。
- 宛名の画面が表示されますので、印刷ボタンを押すだけで指定されているプリンターに出力されます。
- 作業効率の大幅な向上が見込まれますので、宛名ラベル専用のラベルプリンターを使用されることを推奨します。